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轻松搞定会议座位牌的批量打印

时间:2019-08-15 15:40来源:office办公达人网 作者:office办公达人 阅读:
【导读】:单位经常要开会,要制作主席台座位牌,吃饭要制作座位牌,和大家分享利用word和excel共同完成打印会议座牌的方法和技巧,因为光会摆放可不行哦,还要懂得如何去制作!好了,赶紧往下看!


单位经常要开会,要制作主席台座位牌,吃饭要制作座位牌,和大家分享利用word和excel共同完成打印会议座牌的方法和技巧,因为光会摆放可不行哦,还要懂得如何去制作!好了,赶紧往下看!

一、制作少量座位牌

提到座位牌的制作,可不要一下就把它想得很复杂,也不是光广告部才能制作,其实利用word软件就可以轻松实现想要的结果哦!具体制作的步骤如下。  
1、首先打开Word,新建一个空白文件,在“页面设置”中把纸张大小设为办公中常用的A4纸,页边距设置为上1.5厘米,下2厘米,左2厘米,右2厘米。纸张设为A4纸,其它默认。(具体设置见下图)。


 
 

2、点击插入选择艺术字,默认选择第一种字体,单击确定。

 

3、出现编辑艺术字框,将“请在此输入”修改为参加会议的领导名字或其他需要的字。设置字体为“宋体”,字号为120确定。 (如下图)

 

4、鼠标右键点击艺术字,根据座位牌大小设置版式选择“浮于文字上方”(这样文字可以自由调整位置),再相应调整文字的位置。 

5、鼠标单击做好的第一个艺术字,右键复制粘贴一份,同时设置艺术字格式,点击格式标签,选中旋转-垂直旋转,完成第二个字体的设置。(如下图)


 

6、选择“文件→打印预览”,看看文字是否合适,然后根据需要调整文字大小和样式。这里还有一步很关键的设置,方便以后的工作。就是把设置好的文件存为模板。以后打印其他人名时只要双击人名就会打开编辑“艺术字”文字对话框,直接进行文字的修改即可打出新的内容。
二、实现批量打印
上述的制作方法对于少量的座牌打印操作起来还是很方便的。如果有一个大型的会议需要准备几百个座牌,再用这种方法就显得很麻烦了,有没有更快捷的办法呢?答案是肯定的,如果你还不知道,我们一起来学习吧。
首先我们需要准备两个文件,一个座位牌的word模板,一个参会人员名单的excel文档。为什么这里要用word和excel结合使用呢?简单分析一下,用word模板将表格中的参会人员姓名利用邮件功能实现批量操作。想要了解如何操作,请继续往下看哦。
1、首先打开已经准备好的座位牌word模板,这里可以直接使用上述实例中保存的模板哦!接着点击“邮件”标签,再依次点击“选择收件人”-“使用现有列表”。如下图所示。


 

2、在弹出的打开对话框中选择提前准备好的参会人员名单excel表格。

 

3、接着,在弹出的选择表格窗口中选择参会名单表格中的具体工作表名称,比如这里选择sheef1,点击确定,虽然看起来好像没有什么变化,其实表格中的数据就合并到word文档中了。

 

4、鼠标选中模板中的原名称,再点击“邮件”标签下的“插入合并域”,可以看到我们excel表格中的表头标题已经显示出来,我们选择“姓名”。

 

5.再用同样的方法,将下方的名称修改为一样的效果。这一步的原理就相当于excel中的引用。当然你还可以对字体还有其他的设置或修改,达到自己想要的样式。

 

6、设置完成后,依次点击“邮件”标签下的“完成并合并”-“编辑单个文档”,根据需要选中全部或指定部分内容完成设置。

 

7、这时候,就会自动新建一个word文档,全部表格中的名单或姓名座位牌就批量生成了!!是不是很激动哦!

 

三、总结
我们办公人不仅要会摆放会议座牌,还要懂得如何制作座牌;不仅要学会单个模板的制作和修改,还要掌握批量生成和制作的技巧。正所谓“学习永远在路上”,没有谁可以掌握所有的技巧和方法,唯有自己每天不断努力,不断学习,不断积累,最终使办公工作在自己手下操纵自如。

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